Ένα πρόγραμμα οικονομικής διαχείρισης ασχολείται με λεφτά (στον όρο λεφτά συμπεριλαμβάνουμε και τις επιταγές) και απαντάει σε ερωτήματα όπως:

• Πόσα έχουμε;
• Που είναι;
• Από που ήρθαν;
• Πόσα χρειαζόμαστε;
• Που τα χρωστάμε;
• Γιατί τους χρωστάμε;
• Πόσα μας χρωστάνε;
• Ποιοι μας χρωστάνε;
• Γιατί μας χρωστάνε;

Γνωρίζοντας τα παραπάνω μπορούμε να δώσουμε ελεγξούμε τα ακόλουθα:

• Χρησιμοποιούνται τα πάγια τις επιχείρησης σωστά;
• Είναι ασφαλές το ενεργητικό της εταιρείας;
• Έχει αποτέλεσμα η επιχειρηματική μας δραστηριότητα;

Τέλος μπορούμε να πάρουμε αποφάσεις:

• Μπορούμε να χρηματοδοτήσουμε νέες επενδύσεις;
• Μπορεί η επιχείρησή μας λειτουργήσει χωρίς δανεισμό;

Αν θεωρείτε σημαντικό να ξέρετε τις απαντήσεις σε αυτά τα ερωτήματα, τότε χρειάζεστε ένα πρόγραμμα οικονομικής διαχείρισης.

Στην οικονομική διαχείριση αντλούμε τα στοιχεία που χρειαζόμαστε από:

• εισπράξεις.,
• πληρωμές,
• δημιουργία υποχρεώσεων (αγορές, δαπάνες),
• δημιουργία απαιρήσεων (πωλήσεις),

Έτσι παρακολουθούμε τις ροές, τις "πηγές" και τις "καταβόθρες" των χρημάτων. Πολύ αφηρημένο; Πηγή χρημάτων είναι, για παράδειγμα, η υπηρεσία που παρέχουμε με την επισκευή μιας τηλεόρασης και καταβόθρα είναι τα ανταλλακτικά που χρησιμοποιήσαμε για την επισκευή. Τα μεγάλα τα χρεώσαμε στον πελάτη, αλλά μια βίδα, 10 εκατοστά καλώδιο και 2 μέτρα μονωτική  ταινία; Είναι κάτι που ονομάζονται αναλώσιμα.Έτσι συμπεραίνουμε ότι τα λεφτά μας πηγάζουν από τις υπηρεσίες επισκευών και την πώληση ανταλλακτικών τα οποία ρέουν και "χάνονται" στην αμοιβή των τεχνιτών, την αγορά ανταλλακτικών και αναλωσίμων. 

Ισως παρατηρήσατε ότι δεν αναφέρθηκαν πουθενά λέξεις όπως δελτίο αποστολής, είδος, αποθήκη. Γιατί; Γιατί αυτά είναι ένα άλλο κομμάτι που ονομάζεται εμπορική διάχειριση. Εκεί παλεύουμε να παρακολουθήσουμε τα αποθέματα, τις αποθήκες και τις διακινήσεις. Αυτά δεν είναι αντικείμενο του Accounts. Αν η αποθήκη σας είναι τόσο μεγάλη, έχετε πολλές διακινήσεις που το χειρόγραφο σύστημα δεν σας καλύπτει τότε θα πρέπει να προμηθευτείτε ένα πρόγραμμα εμπορικής διάχειρησης.